Política de privacidad.

JFHT CONTADORES SAS (NIT 900360070-4 )

Sociedad comercial, regida por leyes colombianas, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., ubicada  en la carrera 72 B No. 5B-93 Oficina 502, emite la presenta política de privacidad y protección de datos personales en cumplimiento legal, para dar un manejo responsable de los datos personales  recolectados de sus trabajadores, clientes, proveedores y terceros, que se identifican como titulares  de los mismos, con los cuales realiza, gestiona y mantiene vínculos en desarrollo de su misión, esto  es en su condición de responsable de los datos personales y por tanto le da publicidad a su política  para el conocimiento de los interesados en las oficinas de la firma como en su portal web  https://jfhtcontadores.com/.  

Fundamento normativo

La política de protección de datos que se formula toma como base las normas vigentes en especial  la Ley 1581 de 2012 recogida en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el Decreto 1377 de  2013 y las demás que le sean a fines, así como en las circulares y reglamentos de la Superintendencia  de Industria y Comercio; normas en las cuales se establece las disposiciones generales para la  protección de los datos personales, en desarrollo de los derechos constitucionales referidos al  derecho a la intimidad y el derecho de habeas data.  

Alcance

La presente política tiene por finalidad establecer los criterios para la recolección, almacenamiento,  uso, circulación y supresión de los datos personales que en el desarrollo de sus operaciones  recolecta JFHT CONTADORES SAS quien actúa como responsable de su tratamiento y se aplica a  toda la información personal registrada en las bases de datos que administra. 

Definiciones aplicables  

Se han adoptado los siguientes conceptos de la Ley 1581 de 2012, los cuales contribuyen a dar  alcance, interpretación y significado, y por tanto serán desarrollados y aplicados de forma integral  como lo establece la normatividad. 

i. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al  titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la  existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder  a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

ii. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el  Tratamiento de Datos Personales. 

iii. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias  personas naturales determinadas o determinables. 

iv. Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos  públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar  contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y  sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

v. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular  o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen  racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a  sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier  partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como  los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros. 

vi. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma  o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del  Tratamiento de Datos Personales. 

vii. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí  misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 

viii. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento y las Personas  Jurídicas, sea que estos ostenten la calidad de clientes, empleados, proveedores u otra clase de  denominación frente a la empresa. 

ix. Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado  del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos  personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera  del país. 

x. Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro  o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un  tratamiento por el encargado por cuenta de un único responsable. 

xi. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales  como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Tratamiento de los Datos 

Corresponde al fin o la utilidad que se dará a los datos recolectados por la firma JFHT CONTDORES  SAS quien como responsable declara que en general los datos personales serán tratados con fines  precontractuales, contractuales, post contractuales, en las relaciones comerciales, civiles y laborales  que se originan con ocasión de su objeto social. El manejo de los datos podrá tener fines  comerciales, de atención al cliente, mercadeo, capacitación, acreditación, consolidación,  organización, actualización, reporte, estadística, administración de los recursos, otorgamiento de  beneficios, así como el control y la preservación de su seguridad. En tal sentido podrá para su  adecuado manejo y administración ejercer las siguientes acciones 

i) designar a uno o varios encargados del tratamiento de los datos personales, 

ii) transferir y/o transmitir los datos personales sujetos a tratamiento a las compañías que hagan  parte de sus aliados estratégicos de sus negocios.

iii) proporcionar dichos datos personales a agentes, subcontratistas y demás terceros para la  consecución de los fines administrativos y comerciales de sus negocios, y  

iv) revelar la información cuando así lo requiera las autoridades debidamente facultadas mediante  orden administrativa o judicial. 

Tratamiento de datos personales en los Procesos de Gestión de Recursos Humanos,  datos de aspirantes y trabajadores

a) Datos personales de aspirantes y trabajadores. 

La firma JFHT CONTADORES SAS se compromete a darle un tratamiento apropiado a los datos que  sean recolectados en el proceso de gestión de recursos humanos, que respondan a los  procedimientos establecidos para la selección de personal, así como en desarrollo de la relación que  se establece a través de los contratos del orden laboral. Con la siguiente finalidad:  

  • Tomar decisiones de reclutamiento y selección, hacer evaluaciones para contratación, hacer  investigaciones laborales; solicitar referencias personales y laborales; conformar el archivo de  aspirantes; mantener comunicación con el candidato durante el proceso de reclutamiento y  selección; 
  • Realizar investigaciones y exámenes necesarios, entre ellos los ocupacionales de ingreso y retiro,  los médicos periódicos, o cualquiera otro que resulte necesario, a fin de determinar la aptitud para el cargo. 
  • Adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas, en especial las relacionadas  con la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo; 
  • Validar las condiciones, aptitudes y experiencia frente al cargo para el cual se ha postulado;
  • Monitorear la gestión de la relación laboral; 
  • Dar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones legales derivadas de la obligación laboral;
  • Realizar informes y evaluaciones de desempeño; 
  • Mantener un expediente individual de los trabajadores; 
  • Verificar referencias académicas, laborales y personales; 
  • Controlar la seguridad y el acceso a las instalaciones de la empresa; 
  • Realizar auditorías técnicas, tecnológicas, jurídicas, etc.; 
  • Consultar antecedentes disciplinarios y/o judiciales; 
  • Realizar de programas de bienestar laboral 

b) Datos de contratistas 

En desarrollo de la relación civil constituida con un contratista para la ejecución de una actividad  determinada, el proceso de gestión de los recursos solicitará los datos básicos que se requieran para  la elaboración del contrato o aceptación de la oferta de servicios, teniendo en cuenta las disposiciones normativas y las políticas de contratación de la firma JFHT CONTADORES SAS; lo  anterior con la finalidad de:  

  • Cumplir con obligaciones derivadas de la relación jurídica vigente; 
  • Adelantar estudios estadísticos; 
  • Hacer cumplir y/o ejecutar el contrato; 
  • Realizar evaluaciones sobre la gestión; 
  • Realizar los pagos correspondientes; 
  • Realizar levantamiento de registros contables, tributarios y/o estadísticos;
  • Realizar reportes a autoridades de control y vigilancia; 
  • Adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas, incluyendo cualquier  información relacionada con la prevención del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo
  • Otros fines administrativos, comerciales y de contacto.

Tratamiento de datos personales en el proceso de compras

a) Datos de Proveedores 

La firma JFHT CONTADORES SAS, en desarrollo de las relaciones comerciales que se establecen con  un proveedor para el suministro de bienes y/o servicios, solicitará los documentos que sean  necesarios y pertinentes para desarrollar la mencionada relación, teniendo en cuenta la  normatividad vigente. 

Lo anterior con la finalidad de:  

  • Cumplir con obligaciones derivadas de la relación jurídica vigente; 
  • Adelantar estudios estadísticos; 
  • Realizar evaluaciones sobre la gestión del contrato; 
  • Realizar los pagos correspondientes; 
  • Realizar levantamiento de registros contables, tributarios y/o estadísticos;
  • Realizar reportes a autoridades de control y vigilancia; 
  • Adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas, incluyendo cualquier  información relacionada con la prevención del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo • Otros fines administrativos, comerciales y de contacto 

Tratamiento de datos personales de sus clientes 

a) Datos personales de clientes 

Lo pertinente será aplicable para clientes cuando la comercialización de los servicios ofertados por  la firma JFHT CONTADORES SAS sean prestados a personas naturales, o a personas jurídicas sobre  la información personal de sus representantes o personas de contacto, con la finalidad de:  

  • Implementar estrategias comerciales y de mercadeo que permitan a JFHT CONTADORES SAS ofrecer un servicio personalizado de acuerdo con sus intereses, hacer seguimiento a las  propuestas y reunir la información necesaria para las bases de la negociación y contratación; y  su posterior seguimiento, manejo y mantenimiento como actividad de posventa. 
  • Para el envío de promociones y material informativo sobre los servicios ofrecidos por JFHT  CONTADORES SAS o sus aliados. 
  • Así mismo los datos personales podrán ser compartidos con terceros con quienes realice  alianzas o contratos para fines comerciales relacionados con la ejecución de las actividades  comprendidas dentro de su objeto social. 

Derechos de los titulares 

Como dueño de sus datos personales el titular de la información tendrá derecho a:  

a) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento b) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos,  incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté  prohibido o no haya sido autorizado.  

c) Solicitar prueba de la autorización otorgada.  

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo  dispuesto en la normativa vigente.  

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber  legal o contractual que impida eliminarlos.  

f) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo  las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños  adolescentes.  

Atención de peticiones, consultas y reclamos

El área administrativa de la firma JFHT CONTADORES SAS es la dependencia que tiene a su cargo  dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.  

Para tal efecto se disponen de los siguientes canales de atención, por correo electrónico a través de  la dirección administración@jfhtcontadores.com, personalmente en las oficinas administrativas  ubicadas en la carrera 72 B No. 5B-93 Oficina 502 de la ciudad de Bogotá o vía telefónica al celular 3167490087. Son los canales que están dispuestos por la firma para recibir y atender las peticiones,  consultas y reclamos.  

Procedimiento para el ejercicio del derecho de habeas data 

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, JFHT CONTADORES SAS presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:  

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:  

a) Nombres completos y apellidos del titular, identificación 

b) Dato de contacto, dirección física y de correo electrónico, así como sus teléfonos de contacto.  c) Medios para recibir la respuesta.  

d) En la solicitud indicar los hechos que motivan su queja o reclamo con una breve descripción del  derecho que pretenda hacer valer, si es el de conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de  la autorización otorgada, revocarla, suprimir o acceder a la información. 

El término del que se dispondrá para atender su requerimiento y que lo define la ley es de resolver  su solicitud en un plazo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente a la  fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de este plazo JFHT  CONTADORES SAS como responsable del tratamiento de los datos informará al interesado los  motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar  los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.  

Una vez cumplidos los términos señalados por la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la  reglamentan o complementan, el titular al que se deniegue, total o parcialmente el ejercicio de sus  derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en  conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la protección de  datos personales.  

Medidas de seguridad para la protección de los datos personales 

JFHT CONTADORES SAS adoptará las técnicas de seguridad que sean necesarias para otorgar  seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o  fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación  vigente y periódicamente se evaluará su efectividad. Sin embargo, JFHT CONTADORES SAS, no  responderá en caso de presentarse una violación a sus sistemas de seguridad cuando medie fuerza  mayor o caso fortuito. 

Vigencia 

La presente Política para el tratamiento de datos personales que se actualiza rige a partir de la fecha,  enero 25 de 2023; sustituye y reemplaza cualquier escrito anterior en este mismo sentido. Es de  conocimiento y obligatorio cumplimiento dentro de su personal y estructura orgánica y será pública  para el cumplimiento por parte de terceros que por efectos de sus acuerdos comerciales conozcan  información de carácter reservado. 

Custodia 

Las bases de datos en las que se registra la información de datos personales tendrán una vigencia  igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta  política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual  de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.