Política de privacidad.
JFHT CONTADORES SAS (NIT 900360070-4 )
Sociedad comercial, regida por leyes colombianas, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., ubicada en la carrera 72 B No. 5B-93 Oficina 502, emite la presenta política de privacidad y protección de datos personales en cumplimiento legal, para dar un manejo responsable de los datos personales recolectados de sus trabajadores, clientes, proveedores y terceros, que se identifican como titulares de los mismos, con los cuales realiza, gestiona y mantiene vínculos en desarrollo de su misión, esto es en su condición de responsable de los datos personales y por tanto le da publicidad a su política para el conocimiento de los interesados en las oficinas de la firma como en su portal web https://jfhtcontadores.com/.
Fundamento normativo
La política de protección de datos que se formula toma como base las normas vigentes en especial la Ley 1581 de 2012 recogida en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el Decreto 1377 de 2013 y las demás que le sean a fines, así como en las circulares y reglamentos de la Superintendencia de Industria y Comercio; normas en las cuales se establece las disposiciones generales para la protección de los datos personales, en desarrollo de los derechos constitucionales referidos al derecho a la intimidad y el derecho de habeas data.
Alcance
La presente política tiene por finalidad establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales que en el desarrollo de sus operaciones recolecta JFHT CONTADORES SAS quien actúa como responsable de su tratamiento y se aplica a toda la información personal registrada en las bases de datos que administra.
Definiciones aplicables
Se han adoptado los siguientes conceptos de la Ley 1581 de 2012, los cuales contribuyen a dar alcance, interpretación y significado, y por tanto serán desarrollados y aplicados de forma integral como lo establece la normatividad.
i. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
ii. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
iii. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
iv. Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
v. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros.
vi. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento de Datos Personales.
vii. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
viii. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento y las Personas Jurídicas, sea que estos ostenten la calidad de clientes, empleados, proveedores u otra clase de denominación frente a la empresa.
ix. Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
x. Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta de un único responsable.
xi. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Tratamiento de los Datos
Corresponde al fin o la utilidad que se dará a los datos recolectados por la firma JFHT CONTDORES SAS quien como responsable declara que en general los datos personales serán tratados con fines precontractuales, contractuales, post contractuales, en las relaciones comerciales, civiles y laborales que se originan con ocasión de su objeto social. El manejo de los datos podrá tener fines comerciales, de atención al cliente, mercadeo, capacitación, acreditación, consolidación, organización, actualización, reporte, estadística, administración de los recursos, otorgamiento de beneficios, así como el control y la preservación de su seguridad. En tal sentido podrá para su adecuado manejo y administración ejercer las siguientes acciones
i) designar a uno o varios encargados del tratamiento de los datos personales,
ii) transferir y/o transmitir los datos personales sujetos a tratamiento a las compañías que hagan parte de sus aliados estratégicos de sus negocios.
iii) proporcionar dichos datos personales a agentes, subcontratistas y demás terceros para la consecución de los fines administrativos y comerciales de sus negocios, y
iv) revelar la información cuando así lo requiera las autoridades debidamente facultadas mediante orden administrativa o judicial.
Tratamiento de datos personales en los Procesos de Gestión de Recursos Humanos, datos de aspirantes y trabajadores
a) Datos personales de aspirantes y trabajadores.
La firma JFHT CONTADORES SAS se compromete a darle un tratamiento apropiado a los datos que sean recolectados en el proceso de gestión de recursos humanos, que respondan a los procedimientos establecidos para la selección de personal, así como en desarrollo de la relación que se establece a través de los contratos del orden laboral. Con la siguiente finalidad:
- Tomar decisiones de reclutamiento y selección, hacer evaluaciones para contratación, hacer investigaciones laborales; solicitar referencias personales y laborales; conformar el archivo de aspirantes; mantener comunicación con el candidato durante el proceso de reclutamiento y selección;
- Realizar investigaciones y exámenes necesarios, entre ellos los ocupacionales de ingreso y retiro, los médicos periódicos, o cualquiera otro que resulte necesario, a fin de determinar la aptitud para el cargo.
- Adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas, en especial las relacionadas con la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo;
- Validar las condiciones, aptitudes y experiencia frente al cargo para el cual se ha postulado;
- Monitorear la gestión de la relación laboral;
- Dar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones legales derivadas de la obligación laboral;
- Realizar informes y evaluaciones de desempeño;
- Mantener un expediente individual de los trabajadores;
- Verificar referencias académicas, laborales y personales;
- Controlar la seguridad y el acceso a las instalaciones de la empresa;
- Realizar auditorías técnicas, tecnológicas, jurídicas, etc.;
- Consultar antecedentes disciplinarios y/o judiciales;
- Realizar de programas de bienestar laboral
b) Datos de contratistas
En desarrollo de la relación civil constituida con un contratista para la ejecución de una actividad determinada, el proceso de gestión de los recursos solicitará los datos básicos que se requieran para la elaboración del contrato o aceptación de la oferta de servicios, teniendo en cuenta las disposiciones normativas y las políticas de contratación de la firma JFHT CONTADORES SAS; lo anterior con la finalidad de:
- Cumplir con obligaciones derivadas de la relación jurídica vigente;
- Adelantar estudios estadísticos;
- Hacer cumplir y/o ejecutar el contrato;
- Realizar evaluaciones sobre la gestión;
- Realizar los pagos correspondientes;
- Realizar levantamiento de registros contables, tributarios y/o estadísticos;
- Realizar reportes a autoridades de control y vigilancia;
- Adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas, incluyendo cualquier información relacionada con la prevención del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo
- Otros fines administrativos, comerciales y de contacto.
Tratamiento de datos personales en el proceso de compras
a) Datos de Proveedores
La firma JFHT CONTADORES SAS, en desarrollo de las relaciones comerciales que se establecen con un proveedor para el suministro de bienes y/o servicios, solicitará los documentos que sean necesarios y pertinentes para desarrollar la mencionada relación, teniendo en cuenta la normatividad vigente.
Lo anterior con la finalidad de:
- Cumplir con obligaciones derivadas de la relación jurídica vigente;
- Adelantar estudios estadísticos;
- Realizar evaluaciones sobre la gestión del contrato;
- Realizar los pagos correspondientes;
- Realizar levantamiento de registros contables, tributarios y/o estadísticos;
- Realizar reportes a autoridades de control y vigilancia;
- Adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas, incluyendo cualquier información relacionada con la prevención del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo • Otros fines administrativos, comerciales y de contacto
Tratamiento de datos personales de sus clientes
a) Datos personales de clientes
Lo pertinente será aplicable para clientes cuando la comercialización de los servicios ofertados por la firma JFHT CONTADORES SAS sean prestados a personas naturales, o a personas jurídicas sobre la información personal de sus representantes o personas de contacto, con la finalidad de:
- Implementar estrategias comerciales y de mercadeo que permitan a JFHT CONTADORES SAS ofrecer un servicio personalizado de acuerdo con sus intereses, hacer seguimiento a las propuestas y reunir la información necesaria para las bases de la negociación y contratación; y su posterior seguimiento, manejo y mantenimiento como actividad de posventa.
- Para el envío de promociones y material informativo sobre los servicios ofrecidos por JFHT CONTADORES SAS o sus aliados.
- Así mismo los datos personales podrán ser compartidos con terceros con quienes realice alianzas o contratos para fines comerciales relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro de su objeto social.
Derechos de los titulares
Como dueño de sus datos personales el titular de la información tendrá derecho a:
a) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento b) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
c) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
f) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños adolescentes.
Atención de peticiones, consultas y reclamos
El área administrativa de la firma JFHT CONTADORES SAS es la dependencia que tiene a su cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.
Para tal efecto se disponen de los siguientes canales de atención, por correo electrónico a través de la dirección administración@jfhtcontadores.com, personalmente en las oficinas administrativas ubicadas en la carrera 72 B No. 5B-93 Oficina 502 de la ciudad de Bogotá o vía telefónica al celular 3167490087. Son los canales que están dispuestos por la firma para recibir y atender las peticiones, consultas y reclamos.
Procedimiento para el ejercicio del derecho de habeas data
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, JFHT CONTADORES SAS presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:
Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
a) Nombres completos y apellidos del titular, identificación
b) Dato de contacto, dirección física y de correo electrónico, así como sus teléfonos de contacto. c) Medios para recibir la respuesta.
d) En la solicitud indicar los hechos que motivan su queja o reclamo con una breve descripción del derecho que pretenda hacer valer, si es el de conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir o acceder a la información.
El término del que se dispondrá para atender su requerimiento y que lo define la ley es de resolver su solicitud en un plazo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de este plazo JFHT CONTADORES SAS como responsable del tratamiento de los datos informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
Una vez cumplidos los términos señalados por la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamentan o complementan, el titular al que se deniegue, total o parcialmente el ejercicio de sus derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la protección de datos personales.
Medidas de seguridad para la protección de los datos personales
JFHT CONTADORES SAS adoptará las técnicas de seguridad que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad. Sin embargo, JFHT CONTADORES SAS, no responderá en caso de presentarse una violación a sus sistemas de seguridad cuando medie fuerza mayor o caso fortuito.
Vigencia
La presente Política para el tratamiento de datos personales que se actualiza rige a partir de la fecha, enero 25 de 2023; sustituye y reemplaza cualquier escrito anterior en este mismo sentido. Es de conocimiento y obligatorio cumplimiento dentro de su personal y estructura orgánica y será pública para el cumplimiento por parte de terceros que por efectos de sus acuerdos comerciales conozcan información de carácter reservado.
Custodia
Las bases de datos en las que se registra la información de datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.